Archivbenutzung

Die Benutzung erfolgt in der Regel als Direktbenutzung durch persönliche Einsichtnahme in Findhilfsmittel, Archivalien im Original oder in der Reproduktion, in archivisches Sammlungsgut oder in Bücher. Zum Schutz des Archivgutes oder aus datenschutzrechtlichen Gründen können auch ausschließlich Auskünfte über seinen Inhalt erteilt werden. Die Anfertigung von Kopien aus Archivgut ist kostenpflichtig.
Formular zur Benutzung des Stadtarchives

Weiterhin ist eine mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung möglich, die eine Vorlage oder Abgabe in Form von Kopien, Abschriften oder anderen Reproduk- tionen einschließen kann. Dies kann eine Erhebung von sozialverträglichen Gebühren und Auslagen zur Folge haben.Durch schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung können Verweise auf einschlägige Archivalien, Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des benötigten Archivgutes gegeben werden.

Bei der Benutzung von Archivgut sind generell die Schutzfristen zu beachten, d.h.:
Archivgut wird im Regelfall 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen für die Benutzung freigegeben. Unbeschadet dieser allgemeinen Schutzfrist darf Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht (personenbezogenes Archivgut), erst zehn Jahre nach dem Tod der betreffenden Person benutzt werden. Ist das Todesjahr nicht oder nur mit hohem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist im Regelfall 90 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.

Die Benutzeraufsicht bzw. der Archivleiter berät den Benutzer und ist beim Ermitteln und Vorlegen der Findhilfsmittel, Archivalien, Sammlungsstücke behilflich, der Archivleiter ist jedoch nicht zur Unterstützung beim Lesen oder Transkribieren, Auswerten und Interpretieren der Archivalien für den Direktbenutzer verpflichtet.
Aus dienstlichen Gründen kann jeweils nur eine begrenzte Anzahl von Archivalien, Sammlungsstücken  oder Büchern vorgelegt werden. Sie sind zum Ende der Benutzungszeit zurückzugeben und können für eine begrenzte Zeit zur weiteren Benutzung bereitgehalten werden.

Das Archiv kann im Rahmen einer angemeldeten Archivführung besucht werden. Bei der Themenwahl für Projektarbeiten sollte unbedingt beachtet werden, dass Archivgut erst 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen zur Benutzung frei gegeben wird.
Bei älterem Archivgut kommt es häufig zu Problemen mit der Lesbarkeit (deutsche Schreibschrift, Sütterlin, deutsche Kurrent- und Kanzleischrift). Es ist zu bedenken, dass vereinzelt erst ab ca. 1910 mit Schreibmaschine geschriebene Unterlagen in den Akten zu finden sind.
Näheres zur Benutzung des Archivs finden Sie in der im Archiv ausgelegten Benutzungsordnung des Archivs der Stadt Heilbad Heiligenstadt.